Erfolgreich arbeiten im Hybrid-Office – wie gelingt’s?

Ein Thema, mit dem wir uns intern lang und ausführlich beschäftigt haben und es laufend weiter optimieren. Vor allem unsere Prokuristin Corinna Harrauer ist mittlerweile ein Profi auf diesem Gebiet und weiß auf was geachtet werden muss, damit eine Kombi aus vor Ort und remote arbeiten erfolgreich funktionieren kann.

Home-Office hat es bei uns MBITs prinzipiell immer schon gegeben. Wir waren und sind davon überzeugt, dass es wichtiger ist, wie wir arbeiten und nicht, von wo aus wir arbeiten. Deswegen haben wir es unseren Mitarbeiter:innen so gut es geht ermöglicht dort zu arbeiten, wo sie sich am wohlsten fühlen und ihre Produktivität am höchsten ist.

2018 haben wir das „wo wir uns am wohlsten fühlen“ dann nochmal um einen Schritt erweitert und „Mobile Working“ eingeführt. Der Unterschied liegt darin, dass man beim Mobile Working wirklich ÜBERALL arbeiten kann und nicht, wie beim „klassischen“ Home-Office, nur in den eigenen vier Wänden.

Im Zuge dieser Umstellung holten wir uns Unterstützung vom renommierten New World of Work Forscher Prof. (FH) DI Dipl.-Wirtsch.-Ing. Michael Bartz und durften dadurch Teil seines Forschungsprojektes an der IMC FH in Krems werden.

Prof. Bartz leitet den Forschungsbereich „New World of Work“, mit Fokus auf den Schwerpunkten: Spielregeln für mobil-flexibles Arbeiten und Erfolgsmessungen. In seinem Blog „New World of Work" sind viele wichtige Hinweise und relevante Informationen zum Thema Mobile Working niedergeschrieben, die uns bei unseren Planungen weitergeholfen haben.

Prof. (FH) DI Dipl.-Wirtsch.-Ing. Michael Bartz (Credits: IMC FH Krems)

Eine der wichtigsten Erkenntnisse im Zuge des Forschungsprojektes war die Erstellung detaillierter Richtlinien und Vorgaben, an die sich unsere MBITs im Mobile Working halten müssen. Im Kreise mehrerer interessierter Mitarbeiter:innen und in Abstimmung mit Hr. Prof. Bartz, wurde gemeinsam festgelegt welche organisatorischen Vorkehrungen wir treffen müssen, um die Zusammenarbeit im Hybrid-Office zu ermöglichen. Das Resultat daraus sind unsere Mobile Working Spielregeln.

Hier ein kleiner Einblick in unsere Spielregeln:

Erreichbarkeit

Worauf wir besonders achten ist, dass die Arbeitsweise so gestaltet wird, dass es für die KollegInnen und Kunden keinen Unterschied macht, ob wir zuhause oder im Büro arbeiten. Wir sind jederzeit erreichbar – als würden wir nebenan sitzen.

Um das möglichst einfach zu gestalten, haben wir in Microsoft Teams einen „Virtual Office“-Channel eingerichtet, in dem sich die Mitarbeiter:innen mit „Guten Morgen“, „AFK“ oder „schönen Abend“ kurz schriftlich an- und abmelden. Dadurch sind sich alle Kolleginnen und Kollegen im Klaren darüber, wann gearbeitet oder Pause gemacht wird.

Wann darf mobil gearbeitet werden?

Die Mitarbeiter:innen können sich ihre mobile Arbeit variabel einteilen. Das heißts, dass sie die Möglichkeit haben, zum Beispiel nur am Vormittag mobil zu arbeiten und am Nachmittag vom Büro aus. Die flexible Einteilung hilft enorm Berufs- und Privatleben unter einen Hut zu bringen

Wir MBITs dürfen grundsätzlich auch an jedem beliebigen Wochentag mobil arbeiten. Worauf jedoch geachtet werden muss, ist dass Kundentermine immer höhere Priorität und Vorrang haben, wenn es zum Beispiel darum geht einen geeigneten Zeitpunkt für Termine zu finden. Außerdem muss eine geregelte Minimal-Besetzung pro Team anwesend sein.

Einhaltung der DSGVO Richtlinien

Besonders wichtig war für uns auch das Thema Datenschutz, denn die Eigenverantwortung in diesem Bereich spielt beim mobilen Arbeiten eine noch größere Rolle als im Büro.

Beim Arbeiten an öffentlichen Plätzen muss zum Beispiel darauf geachtet werden, dass fremden Personen keine Sicht auf den Bildschirm haben. Selbiges gilt bei geschäftlichen Telefongesprächen – oft wird unterschätzt, dass selbst im Auto, wenn man z.B. die Freisprechanlage eines PKWs im Stehen benutzt, Passanten Gespräche genau mitverfolgen können.

Mittlerweile sind wir erprobt

2020 haben wir dann auch gleich einen kleinen Pilotversuch des New World of Work Projekts gestartet und unseren Developer Stefan Zeilinger eine Zeit lang von Spanien aus arbeiten lassen. Genauer gesagt in Malaga, Andalusien – wo er in einem Co-Workingspace, mit entsprechender IT-Infrastruktur ausgestattet, seine Aufgaben wie hier bei uns im Office erledigen konnte.

Und mit Beginn der Corona Pandemie wurde das mobile Arbeiten dann erneut eine Stufe höher gehoben. Das gesamte Team arbeitete für mehrere Wochen von zuhause aus - die ultimative Probe für unser New World of Work Projekt, welche wir mit Bravour meistern konnten.

Unsere Spielregeln werden laufend optimiert. Erst 2021 wurden im Zuge des vom Fonds Gesundes Österreich geförderten Projektes "Digital Makers Space" rund um unser Büro, erneute Befragungen durchgeführt und die Spielregeln dahingehend adaptiert. Diesmal auch in kleinerer Fokusgruppe, welche sich gezielt auf neue Mitarbeiter:innen und deren Onboarding-Prozess konzentrierten.

Dank des New World of Work Forschungsprojektes sind wir außerdem regelmäßigem Austausch mit anderen Firmen in unterschiedlichsten Größen und Branchen. Wir sind also ständig mit dem Thema konfrontiert und haben mittlerweile unseren perfekten Weg für hybrides arbeiten gefunden.

Wir durften unser Wissen bereits mehrmals weitergeben

Anfang 2021 hatten wir ein Fernsehteam in unserem Digital Makers Space zu Besuch um Einblicke in unsere MBIT-Welt zu geben. Im Speziellen haben Martin Böhacker und Corinna Harrauer über unsere Ansichten und Erfahrung zum Thema Homeoffice/Mobile Working während des Lockdowns gesprochen. Das Ergebnis des kleinen Drehtages ist in der Parlament Österreich Mediathek im Journal „Politik am Ring“ zu sehen.

Im Sommer 2021 wurden wir in dem von TeamEcho durchgeführtem Webinar zum Thema „Happy zurück im Büro“ als Best Practice zum Interview eingeladen und haben darüber gesprochen mit welchen Tipps uns das Arbeiten im Hybrid-Office gelingt. Die Aufzeichnung des gesamten Interviews finden Sie hier.

Falls Sie Interesse an näheren Einblicken oder Tipps zum Thema Hybrid-Office haben, nehmen wir uns gerne Zeit für einen Austausch, geben nützliche Hinweise oder ein paar gute Ratschläge!